Fotos: Divulgação/PMC
O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP), por
meio do Centro de Assistência aos
Municípios (CAM), considerou o “Arquivo Administrativo José Lúcio de Alcântara”
de Caraguatatuba (Arquivo Geral Municipal) e o Arquivo Arino
Santa’Ana de Barros (Arquivo Permanente e Histórico) referências em gestão documental. Na
segunda-feira (11), servidores da Prefeitura de Santa Isabel fizeram uma visita
técnica ao Arquivo Geral Municipal, Arquivo Permanente e Arquivo Central
da Fundacc (Fundação Educacional e Cultural de Caraguá) para conhecerem a
organização, condução dos trabalhos de gestão documental e a implantação da
Tabela de Temporalidade de Documentos por recomendação do Arquivo Público do
Estado.
De acordo com a diretora da
Divisão de Arquivo Público Municipal, Luzia Rodrigues de Toledo Prado, o
Arquivo Público do Estado de São Paulo sugeriu a visita técnica para os
servidores de Santa Isabel. “Estaremos sempre de portas abertas para
funcionários e arquivistas de outros municípios, porque não é uma tarefa fácil
desenvolver e manter uma gestão documental eficiente”, adianta.
Luzia destaca que, em muitas
cidades, os arquivos são esquecidos e desamparados, com guardas de documentos
precárias e profissionais desvalorizados. “Ao contrário de nossa Administração,
que deu suporte em todos os sentidos para trabalharmos e tornarmos referência
em arquivos públicos para os municípios que estão começando uma gestão
documental.”
Segundo Luzia, um dos maiores desafios para a
Administração Pública é a implantação da Tabela de Temporalidade de
Documentos nas secretarias, fundações e autarquias.
“Após aprovação e oficialização pela autoridade competente, estabelece a
temporalidade para cada documento produzido, eliminação ou guarda permanente. A
Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo foi criada para implantação da
tabela com representantes de todas as secretarias auxiliando os trabalhos.”
O Arquivo Administrativo José
Lúcio de Alcântara (Arquivo Geral Municipal) está localizado na Rua dos Ipês,
205 – Cidade Jardim. O horário de atendimento é das 9h às 16h30. Mais
informações podem ser obtidas pelo telefone (12) 3882-5706. O Arquivo Histórico
Arino Sant’Ana de Barros está localizado no Polo Cultural Profª Adaly Coelho
Passos (Praça do Caiçara), na Praça Dr. Cândido Motta, 72 – Centro. O telefone
é o (12) 3883-9980.
História
Os trabalhos de gestão documental em Caraguá
iniciaram em 1998, com a criação do Arquivo Histórico Arino Sant’Ana de Barros.
Em 2010, começou a organização do acervo documental do Arquivo
Administrativo José Lúcio de Alcântara. A Lei Municipal 2.218/2015 estruturou a
Divisão de Arquivo Público Municipal, responsável pela Gestão Documental
Municipal. Mais de 300 servidores fizeram curso de capacitação para auxiliar no
arquivamento de documentos nos arquivos das secretarias.
“Hoje, o Arquivo Administrativo encontra-se 100%
organizado. Todo trabalho realizado beneficiou o acesso à informação, não só
para a administração, mas para os munícipes e
pesquisadores que necessitam de acesso aos documentos públicos”,
explica a diretora.
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